Somut çıktı veya çıktıları elde etmek amacıyla aralarında öncüllük ilişkisi olan faaliyetleri zaman, mekan ve diğer kaynakları dikkate alarak planlamak, sevk ve idare etmek olarak tanımlanır. Tanım dikkate alındığında proje yönetimini diğer yönetim süreçlerinden ayıran bazı önemli noktalar mevcuttur. Her şeyden önce proje yönetim süreci, en az bir nihai çıktıyı elde etmeyi amaçlanmakta ve genellikle bu çıktı elde edilince sona ermektedir. Bu amaca yönelik olarak kurgulanan sürecin, birbiriyle bağlantılı iş paketlerine ve bunlarla ilişkilendirilmiş performans göstergelerine ve hedeflere göre yürütülmesi gerekmektedir. Performans göstergelerinin kontrollerinin kilometre taşı olarak nitelenen faaliyetlerin tamamlanması akabinde yapılması da, proje yönetiminin önemli bir parçasıdır. Proje bütçesinin faaliyet temelli tanımlanması ve denetlenmesi; faaliyetlerin, klasik üretim sürecindeki durumun aksine proje için özel tasarlanması ve özgün bir çıktıyı hedeflemesi proje yönetimini farklılaştıran diğer unsurlardır.
Proje kapsamında tanımlanan bu işlemlerin sınırlı miktarda kaynak ile yapılması zorunluluğu, proje yönetimi sürecini daha da karmaşık hale getirmektedir. Geniş bir açıdan kaynak tanımının içine, projenin bitirilmesi için öngörülen zaman, faaliyetlerin gerçekleştirileceği fiziki mekan, iş gücü, makine ve sermaye gibi unsurlar girmektedir.
Proje yönetiminde "kaynakların planlanması" aşamasında bazı temel araç ve teknikler, yaygın olarak kullanılmaktadır. Projedeki iş paketlerinin öncüllük ilişkilerine göre zaman eksenindeki dağılımını gösteren "Gannt şeması" (Gannt Chart) ve iş paketlerinin öncüllüklerinin görselleştirildiği "öncüllük (precedence) diyagramı", bu teknikler arasındadır. Bu diyagram üzerinde iş paketlerinin süreleri ve öncüllük kısıtları dikkate alınarak yapılan "kritik yol analizi (critical path method, CPM)", proje yönetiminde önemli yer tutmaktadır. "Program değerlendirme ve gözden geçirme tekniği (Program evaluation and review technique,=PERT)" ise proje faaliyetlerinin sürelerine ve maliyetlerine ilişkin belirsizlik koşullarında kritik faaliyetlerin tespitinde kullanılan nicel bir yöntemdir.
Proje yönetimi, klasik hiyerarşik "örgütlenme" modellerinden farklı "matris" ya da "proje temelli" örgütlenme diye adlandırılan bir örgüt yapısını gerekli kılmaktadır. Çünkü, başarılı bir proje yönetimi için hızlı karar alabilmek ve etkin bir iletişim kilit role sahiptir. Bu yapı, çok çeşitli disiplin(işlev) ve uzmanlık alanlarından insan kaynağının kısıtlı bir sürede ulaşılması gereken bir hedef doğrultusunda yönlendirilmesi, etkin iletişim ve hızlı karar verme açısından daha uygundur.
Proje yönetiminin başarısında, iyi bir planlama ve örgütlenme yanında proje yöneticisinin yetkinlikleri de önemli etkiye sahiptir. Bu kapsamda, proje yöneticisi farklı işlevlere hakim olmalı, işlevler (disiplinler) üstü yönetim yaklaşımı ve risk yönetimi yetkinliğine sahip olmalıdır.
Proje yönetiminin başarısı; (1) projenin bütçesi, (2) süresi, (3) çıktıları ve (4) proje istemcisinin (müşterisinin) taleplerinin planlanan şekilde gerçekleştirilme düzeyi olmak üzere dört ana boyutta değerlendirilir. Bunlardan ilk ikisi proje kaynaklarının verimli şekilde kullanılma durumunu ölçerken; diğer ikisi projenin sonuç ve çıktılarının etkin şekilde elde edilmesine odaklanmaktadır.
Son yıllarda "çevik proje yönetimi", yazılım sektöründe ön plana çıkan ve diğer alanlarda da yaygınlaşan yeni bir yaklaşımdır. Bu, klasik anlayıştan farklı olarak, ön hazırlık, planlama, uygulama, test ve kapanış gibi aşamaları birbirini keskin ayrımlarla takip eden adımlar olarak görmeyen ve projeyi daha esnek "yineleme" süreçleri şeklinde tanımlamayı ve süreçleri özerk (otonom) takımlar ile yürütmeyi vurgulayan bir yaklaşımdır.
YAZAR
Ali Osman Kuşakçı
