Örgüt üyelerinin kendi aralarında ve örgüt dışındaki taraflarla kurdukları iletişim, olarak tanımlanabilir. Örgütlerde(örgütsel) iletişim, aynı zamanda, yönetim ve örgütsel davranış alanına özgü bir araştırma ve uygulama konusudur. İletişim(haberleşme); insanların 'duygu, düşünce, kanaat, tutum, beklenti, arzu ve isteklerini ortak sembollerle aktarma süreci' olarak tanımlanır. Örgüt ise en yalın anlamıyla, 'iki veya daha fazla kişinin tek başlarına yapamayacakları işleri gerçekleştirebilmek için iş birliği maksadıyla oluşturdukları sosyal bir varlık, olarak tanımlanabilir. İletişim, insanlar arası her tür ilişki, etkileşim ve iş birliğinin dolayısıyla grup ve örgütlerin ayrılmaz bir parçası, hatta ön şartıdır. İletişimin örgütlerde oynadığı rol, sinir sisteminin insan vücudunda oynadığı role benzetilebilir. Nasıl ki, sinir sistemi olmayan ve çalışmayan canlı bir insandan söz etmek imkansızsa, iletişimsiz bir örgütten de söz edilemez. Örgütlerin hayatta kalabilmesi ve başarısı için örgütlerde iletişimin etkin olması gerekir. Bu yüzden örgütsel iletişim, örgütler ve üyelerinin her türlü iç ve dış iletişimini içeren önemli bir uygulama ve inceleme konusudur.
İletişim, çeşitli unsurlar ve aşamalardan oluşan bir süreç olarak tanımlanmaktadır: Kaynak (gönderici), alıcı, mesaj (ileti), kanal, geribildirim ve gürültü, iletişim sürecinin başlıca unsurlarıdır. İletişim süreci, "kaynak" veya "gönderici"nin duygu, düşünce, istek vb.ni "alıcı"ya iletmeye karar vermesiyle başlar. Gönderici, duygu, düşünce ve istekleri vb.ni belirli sembolleri (dil, işaret vb.) kullanarak kodlayarak bir "mesaj" oluşturur ve mesajı bir "kanal" (atmosfer; telefon, internet hatları, posta vb) aracılığıyla "alıcı"ya gönderir. Alıcı, mesajı aldığında kodları çözer, mesajı anlar veya mesaja bir anlam yükleyerek bir tepki/karşılık/cevap verir, yani "geribildirim"de bulunur. Bu süreçte, yüz yüze iletişimde ortamın gürültülü olması, telefonla iletişimde hatlarda kesinti ve cızırtı olması, mesaja gönderici ve alıcının farklı anlamlar yüklemesi gibi iletişimi bozan, iletilen mesajın tam olarak iletilmesini ve anlaşılmasını engelleyen her tür olumsuz etki "gürültü" olarak adlandırılır. İletişimin etkinliği, iletişim sürecinde gürültünün olmadığı ve mesaja gönderici ve alıcının aynı anlamı verdiği bir durumu ifade eder. Örgütlerde iletişimin etkinliği için, iletişimi olumsuz etkileyen gürültü veya kişisel, fiziksel, semantik faktörler ile zaman baskısı ve algılamadaki seçicilik gibi faktörlerin bilinmesi ve bunların olumsuz etkilerinin ortadan kaldırılması gerekir.
Genel olarak ve örgütlerde iletişim, çeşitli biçimlerde ele alınan ve gerçekleş(tiril)en bir olgudur. İletişim türleri, sözel ve sözel olmayan diye ikiye ayrılır. Sözel iletişim, dilin(lisanın) kullanıldığı, "sözlü" ve "yazılı" iletişim diye ikiye ayrılan iletişim türüdür. Yüz yüze görüşmeler, sözlü bilgilendirme, hitaplar, telefon görüşmeleri, eğitim kursları, resmi konuşmalar vb. "sözlü iletişim"e örnek olarak verilebilir. Uyum programları gibi biçimlerde gerçekleşir. Sözel iletişimde konuşma, dinleme, soru sorma ve geri bildirim konuları önemlidir. Yazılı iletişim ise mesajların alıcıya yazılı olarak/yazı diliyle iletildiği iletişim türüdür. Mektuplar, raporlar, özetler, makaleler, tutanaklar, basın bildirileri, notlar, gazeteler, el kitapları ve broşürler, afiş, ilan ve bültenler ve elektronik ortamda gönderilen yazılı mesajlar yoluyla haberleşme, yazılı iletişim örnekleridir. Sözel olmayan iletişim, lisanın yani sözün kullanılmadığı, anlamın yüz ifadesi (jest) ve mimikler, bakış, duruş, giyim ve ses tonunu gibi araçlarla iletildiği/algılandığı "beden dili" de denilen iletişim türüdür. Beden dili veya sözel olmayan iletişim, sözel iletişimi de etkileyen bir özelliğe sahiptir. "Ne söylediğinizden çok onu nasıl söylediğiniz önemlidir" ifadesi, bu durumu anlatır.
Örgütlerin planlı olarak oluşturulan ve kendiliğinden oluşan yapılarına bağlı olarak iki iletişim türü veya yapısı vardır. Bunlar; biçimsel iletişim ve biçimsel olmayan iletişim sistemleridir. Biçimsel (formel) iletişim sistemi, örgütlerin biçimsel organizasyon yapısıyla düzenlenen örgüt içinde ve örgütle çevresi arasındaki bilgi akımını sağlayan kanallardan oluşur. Örgüt düzeyinde biçimsel iletişim örgüt üyeleri arasında, biçimsel örgüt yapısına göre, dikey, yatay, çapraz yönde gerçekleşen haberleşme sürecidir. Dikey iletişim, müdür ve şef gibi farklı hiyerarşik kademedeki üst ve ast arasındaki iletişimdir. Yatay iletişim ise üretim müdürü ve pazarlama müdürü gibi, aynı seviyedeki kişiler arasındaki iletişimdir. Çapraz iletişim, üretim müdürü ve sipariş gerçekleştirme şefi gibi, farklı birimler ve farklı hiyerarşik düzeylerde bulunan kişi ve birimlerin arasında, hiyerarşi basamaklarını izlemeden, doğrudan bir iletişim türüdür.
Biçimsel gruplarda iletişim kanallarının yapılandırılması ve mesaj akış yönüne göre, merkezi model, Y modeli, zincir modeli ve daire modeli diye adlandırılan farklı iletişim modelleri ortaya çıkar. Merkezi model, otorite ve karar alma yetkisinin tepe yöneticisinde olduğu, geleneksel örgüt yapı ve felsefesine ait bir modeldir. Merkezileşme derecesi yüksek, grup tatmini az, kişisel tatmin yüksek ve iletişim hız ve doğruluk derecesi çok yüksektir. Y modeli, bu modelden sonra merkezileşme derecesi en yüksek olandır. Liderlik tatmini, merkezileşme derecesi ve hız çok yüksek, kişisel tatmin ve doğruluk derecesi yüksek, grup tatmini ile haberleşme kanal sayısı ise düşüktür. Zincir modeli, üyelerin birbirine yakınlık derecesine göre işlenir. Merkezileşme derecesi, haberleşme kanalı sayısı, liderlik tatmini, grup tatmini, kişisel tatmin, hız ve doğruluk derecesi yüksek değildir. Daire modelinde, grup üyelerinin birbirleriyle iletişimi diğer modellere nispeten çok fazladır. Merkezileşme derecesinin az, haberleşme kanalının ve grup tatmininin orta, liderlik tatmini, hız ve doğruluk derecesinin düşük olduğu bir modeldir.
"Biçimsel olmayan (informel) iletişim", biçimsel örgüt yapısı ve düzenlemeler dışında gerçekleştirilen iletişim yapısını ve türlerini ifade eder. Bu iletişim türü, "biçimsel olmayan gruplar ve örgüte has iletişim olarak ta kabul edilir. Biçimsel olmayan kanallardan çoğunlukla sözlü olarak iletilen, belirli standart ve kanıtlara dayanmayan haber veya mesajlara "söylenti" adı verilir. Söylenti ve dedikodular örgütte biçimsel iletişim kanallarından daha etkilidir ve daha hızlı çalışır. Mesela, bir personelin istifa ya da kovulma haberi yarım saat içinde herkese ulaşabilir. Yaygın kanaatin aksine, mesajların doğruluk oranı oldukça yüksektir. Bununla birlikte, hata ve problemler sık sık hayati nitelikteki konularda olup, tüm mesajın anlamını bozucu etkiler oluşturabilir. Örgütlerde biçimsel iletişimin eksik kaldığı durumlarda, işleri hızlandırmak amacıyla, katı kuralların dışına çıkılarak daha esnek ve hızlı bilgi alışverişi sağlanabilir.
Örgütlerde iletişimin bazı işlevleri vardır. Bilgi verme işlevi, iletişimin çalışanların işlerini daha etkili bir şekilde yapabilmeleri için ihtiyaç duyacakları bilgiyi sağlamasını ifade eder. Düzenleme işlevi, iletişimin örgütte politikalar ve diğer düzenlemelere uyulmasını sağlamadaki rolünü ifade eder. İletişimin bütünleştirici işlevi, ortak bir hedefe doğrultusunda üyelerin eşgüdüm ve iş birliği içinde bütünleşmelerine etkisini vurgular. Yönetim işlevi, iletişimin yönetim sürecindeki rolü ve önemine işaret eder. İkna edici işlevi, iletişimin kişilerin tutum ve davranışlarını değiştirici etkisine odaklanır. Sosyalleştirme işlevi, iletişimin üyelerin sosyal ilişkiler ve sosyalleşmesi bakımından; karar verme işlevi ise karar verme, kararların iletilmesi ve uygulanmasının daha etkin olması bakımından iletişimin önemini ifade eder. Ayrıca, iletişim kurmanın bireylerin duygusal durum, düşünce ve davranışlarında olumlu etkileri olduğu da belirtilmektedir.
Son yıllarda çeşitli alanlarda yaşanan değişmeler, örgütleri ve örgütlerde iletişimi de etkilemektedir. Bu bağlamda, özellikle gelişen bilişim ve iletişim teknolojileri, mevcut iletişim biçimlerini değiştirmekte ve "e-iletişim" olarak adlandırılabilecek yeni iletişim türlerinin yaygınlaşmasına da yol açmaktadır. Bu değişikliklerin, biçimsel iletişimin düzenlenmesi, biçimsel olmayan iletişimin kontrolü, veri ve bilgi güvenliği gibi konuların önemini artırdığı söylenebilir.
YAZAR
Mustafa Büte
