Bir örgütün maddi ve beşeri kaynaklarının düzenlenmesini ifade eden yönetim işlevidir. "Teşkilatlandırma", "örgütlendirme", "organize etme" olarak da ifade edilen bu işlev, geniş tanımıyla; işletmede mevcut gücün etkili, sistemli, olumlu ve koordineli bir biçimde kullanılabilmesi ve bireylerin veya grupların görevlerini en iyi şekilde yapabilmesi amacıyla, tüm kaynakların en az maliyetle, en iyi verim ve en fazla tatmini sağlayacak şekilde, ahenkli olarak düzenlenmesi anlamına gelmektedir. Buna göre, örgütleme, bir işletmede yapılacak işin belirlenmiş görevlere bölünmesi ve bu görevlerin en etkin şekilde yerine getirilebilmesi için uygun nitelikteki kişilere verilmesini öngören, maliyetleri düşürücü ve verimliliği artırıcı bir yönetim faaliyetidir.
Örgütleme; sosyal, insani ve fiziki yapılandırma ve tasarım şeklinde sınıflandırılan yapılandırma faaliyeti ile gerçekleşir. Sosyal yapılandırma sürecinde iki temel faaliyet yer almaktadır. Bunlardan ilki, rasyonelleşmeye dayanan "iş bölümü ve uzmanlaşma"ya gören işlerin ve işgörenlerin farklılaştırılmasıdır. Daha sonra, farklılaşmış işler ve bu işleri üstlenen işgörenler yakınlık ve benzerliklerine göre gruplandırılarak bütünleştirilir, yani örgütün bölümleri oluşturulur. Sosyal yapılandırma, örgütün hiyerarşi ve emir-komuta yapılarının, merkezileşme ve biçimselleşme derecesinin belirlenmesi gibi faaliyetleri de içermektedir. İnsani yapılandırma, iş gücü planlaması, seçme ve yerleştirme gibi insan kaynakları yönetimi faaliyetlerini içerirken; fiziki yapılandırma ise yer seçimi, yerleşim düzeni, tasarım ve dekorasyon gibi faaliyetleri içermektedir.
Örgüt yapısı, işletmelerin büyüklüğüne, kullanılan teknolojiye, çevresel unsurlara ve işletme stratejisine göre farklılık arzeden "durumsal (koşul bağlı)" bir olgudur. Örgütlendirmede amaç, fonksiyonel uzmanlaşmadan faydalanmak, denetimi ve iletişimi kolaylaştırmak, koordinasyonu artırmak ve harcamaları azaltmaktır. Buna göre, örgütlemede dikkate alınacak üç önemli husus insandan tasarruf, ilişkilerden tasarruf ve kişilerin tam istihdamı olarak sıralanabilir. Bu üç hususun yanında Fayol, sosyal yapının ve dolayısı ile yönetim işlevinin iyi işlemesi için gerekli 14 ilke önermiştir. Bazıları örgütlerin yapılandırılmasıyla doğrudan ilişkili olan bu ilkeler, günümüzde de kabul görmekte ve büyük ölçüde uygulanmaktadır. Bunlar; Amaç birliği, İş bölümü ve uzmanlaşma, Bölümlere ayırma, Kontrol(denetim) alanı, Hiyerarşik yapı, Emir-komuta birliği (tekliği), Sorumluluk, Yetki devri (delegasyon), Yetki ve sorumluluk denkliği, Yetki düzeyi, Ayrıklık (istisna), Görevlerin tanımlanması ilkeleridir.
İşletmelerde örgütleme ile "örgüt (organizasyon) şeması" ile temsil edilen ve temel türleri aşağıda verilen "örgüt yapıları" ortaya çıkmaktadır.
Basit örgüt yapısı, yatay (bölüm) ve dikey (hiyerarşi) farklılaşmanın az olduğu patron merkezli yapılardır, karar merkezden dağılır ve genellikle küçük işletmeler için uygundur. Kararların çok hızlı alınmasına, hızlı uygulamaya ve esnekliğe imkan vermektedir. Ancak işletme büyüdükçe tek kişinin bütün işleri yürütmesi imkansız hale gelmektedir. Genellikle yeni kurulmuş veya küçük ölçekte kalmış işletmeler için veya karmaşık olmayan daha küçük çaplı işler için uygundur.
Fonksiyon (işlev) temelli örgüt yapısı, aynı veya benzer nitelikteki görevlerden oluşan satın alma, üretim, pazarlama, insan kaynakları yönetimi, muhasebe, finans gibi işlevsel bölümlere dayalı yapıdır. Fonksiyonel uzmanlaşmaya dayalı bu yapıda, her bölüm (departman) yöneticisi sadece işleviyle ilgili faaliyetlerden sorumludur. Fonksiyonel uzmanlaşma, etkinlik ve verimliliği artırmakta, maliyetleri düşürmekte, fonksiyonel bölüm içi koordinasyon ve iletişimi kolaylaştırmakta ve hızlandırmaktadır. Ancak bu yapının ürettiği fonksiyonel bakış açısı, kişilerin yalnızca kendi işlerine odaklanmalarına ve fonksiyonel amaçların işletmenin genel amaçlarının ötesine geçmesine sebep olabilmektedir. Bölüm içi haberleşme hızlı ve iletişim güçlü iken, bölümler arası haberleşme ağır işlemekte ve çevreden alınan bilginin işletme içerisinde yayılması genellikle zorlaşabilmektedir. Bu yapılarda hiyerarşik kademe sayısı fazladır, kararların yukarıdan aşağıya ve önerilerin aşağıdan yukarıya hareketi zaman almaktadır. Bu tip yapılarda en büyük yük "Genel Müdür (Üst yönetici, CEO)" pozisyonundadır ve kurumsal düzeyde bakış açısına sahip tek yönetici ve dolayısıyla stratejinin yayılması ve fonksiyonlar arası koordinasyondan sorumlu kişi de üst yöneticidir.
Çıktı (ürün) temelli yapılar ve "karma" örgüt yapıları, bölümlendirmenin ürünlere göre veya diğer esaslara göre yapıldığı örgüt türleridir. İşleve dayalı örgütlenen bir işletmede zaman içerisinde işletme büyüklüğünün artması, bazı faaliyet veya çıktıların öneminin artmasıyla "ürüne dayalı örgüt yapıları"na geçilebilmektedir. Benzer durum ve etkiler sonucunda işletmeler, ürün temelli, süreç temelli, müşteri temelli veya bölge temelli bölümlenmelere gidebilirler. Genellikle bu tip yapılanmalar, her üst çıktı veya bölge temelli bölümün altında fonksiyonel bir yapılanmanın da mevcut olduğu "karma örgüt yapıları" olarak ortaya çıkmaktadır. Coğrafi açıdan çok yayılmış işletmeler, birçok büyük çaplı müşteriye hizmet veren işletmeler veya 24 saat temeline dayalı çalışan işletmeler, genellikle karma yapıda kurgulanmaktadır. Bu yapılar; belirli boyutlara ulaşan ve ana bölümlerin ayrı işletmeler gibi olduğu işletmeler için koordinasyonu ve yürütme fonksiyonunu kolaylaştırıcı bir özelliğe sahiptir. Karma yapılar, farklı coğrafyalara, müşterilere odaklanmayı ve özel isteklere uyum sağlamayı ve kontrol faaliyetini kolaylaştırmaktadır. Ancak yöneticilerin "imparatorluk kurma" eğilimleri ve faaliyetlerini sürekli olarak geliştirerek güç kazanma istekleri sıkı şekilde denetlenmelidir. Merkezden yürütülen faaliyetler ile bölge faaliyetlerinin koordinasyonunun zorlaşması, yetkin üst düzey yöneticiler gerektirmekte ve bu bazı zorluklara yol açabilmektedir. Nitelik düzeyi ve dolayısıyla ücreti yüksek yönetici ihtiyacı, maliyetleri yukarı çekmektedir. Bu yapılarda üst yöneticinin en büyük görevi, büyük ve farklılaşan yapıyı bir arada tutarak koordinasyonu sağlamaktır.
Proje ve matris örgüt yapıları, her boyutta işletme için uygun yapılardır. Proje örgütler, belirli bir görevi, belirli bir zaman içerisinde yapmak üzere farklı birim ya da bölümlerden gelen kişilerin bir araya gelmesini ve iş tamamlanınca yapının dağılmasını öngören geçici yapılardır. Genellikle fonksiyonel veya karma yapıların altında oluşturulur ve görev tamamlanınca dağılırlar. Matris örgüt yapısı ise proje yapılanmasının sürekli ve karmaşık hale gelmesiyle ortaya çıkar. Sürekli projeler gerçekleştiren mühendislik ve mimarlık şirketleri, hastaneler vb. işletmelerde, matris örgüt yapıları yaygındır. Matris yapılar, proje örgüt yapılarına göre daha dinamiktir, astların ve yöneticilerin bir projedeki görevi getirdiğinde başka bir projeye geçişi söz konusudur. Proje ve matris yapılar, işgörenlerin hem işlevsel bölüm yöneticisinin hem de proje yöneticisinin gözetiminde iş yaptığı, bu nedenle de yöneticiler arası iş birliği ve koordinasyonun daha önemli olduğu yapılardır.
Matris örgüt yapıları, karma örgüt yapılarındaki sayıca fazla yönetici ihtiyacı dezavantajını ortadan kaldırmaktadır. İnsan kaynağının verimli kullanımını sağlamakta ancak iş gücü kalitesinin, iletişim ve işlerin koordinasyon becerilerinin yüksek olmasını gerektirmektedir. Matris yapılar, yaratıcılık ve takım esaslı çalışma gerektiren işlere daha uygun olan, çevreye daha iyi uyum sağlayabilen esnek yapılardır. Fakat, matris yapının korunması ve koordine edilmesi zordur, çapraz fonksiyonel ilişkiler kurallara uygun şekilde yönetilmediğinde, fonksiyonel örgüt yapısına dönüşme eğilimi yüksektir. Matris örgütlerde yetkinin kaynağı, pozisyonun kendisi değil bilgi ve uzmanlıktır. Dolayısıyla, üst yöneticiler arasında çatışma ve güç dengesizlikleri doğması muhtemeldir. Sorun çözümü ve koordinasyon için gerekli toplantılar fazlaca zaman alabilmektedir. Yapının korunması, yürütülmesi ve koordinasyonu için ciddi zaman ve maliyet harcamak gerekmektedir.
İşletmeler arası iş birliklerinin artması, iletişim ve bilişim teknolojilerinin gelişmesi gibi nedenlere bağlı olarak, sanal işletme ve örgütler ile "şebeke örgüt" yapıları da yaygınlaşmaktadır.
YAZAR
Muhsin Murat Yaşlıoğlu
